BANYAK SIJIL KENA BUAT.....

Bila lihat pada tajuk.... sijil apa yang kena buat.
Bukannya buat sijil tapi kena sediakan sijil – sijil yang berkaitan untuk anak – anak murid yang dikasihi sekalian.

Sesi persekolahan akan tamat tidak lama lagi dan keputusan UPSR 2011 juga akan diumumkan tidak lama lagi.

Jadi, masa inilah cikgu – cikgu terutama cikgu – cikgu tahun enam perlu menyediakan sijil – taip guna ‘typewriter’ atau yang kalau ada ilmu ICT sikit bolehlah guna ‘words’ dan ‘excel’ untuk sediakan sijil tersebut. Antara sijilnya ialah sijil PLBS, sijil Ko-kurikulum, sijil tamat sekolah dan sebagainya.

Inilah salah satu tugas guru yang orang tidak tahu.... iaitu sediakan sijil. Tapi tak mengapa, demi tugas, kita perlu laksanakan. Lagipun kita buat untuk anak – anak murid kita.

Sekarang ni seronok sangat sediakan sijil sebab dah tahu kaedah yang agak pantas untuk menyediakannya. Apa pun beri pujian untuk Ustaz R saya sebab tunjuk ajar saya buat sijil cara pantas.

Ni yang saya rasa saya nak kongsi nie.

Langkah 1
Ambil sampel sijil.... minta kat pentadbir atau penyelaras terlibat.

Langkah 2
Lihat perkara atau maklumat yang perlu ada dalam sijil seperti nama, angka giliran, no surat beranak dan sebagainya.

Langkah 3
Buka ‘excel’, pada ‘sheet 1’ masukkan semula perkara (tajuk) dan lengkapkan maklumat yang diperlukan. Lepas tu ‘save’.

Langkah 4
Dah siap... ni langkah yang agak mencabar sikit.
Buka ‘words’, tekan ‘enter’ banyak – banyak kali untuk kita dapat ruang satu muka surat. ‘Highlight’ barisan pertama.

Lepas tu pergi kat bar atas tu ada pilihan / ‘option’, klik pada ‘mailings’, klik ‘start mail merge’, pilih ‘normal word document’... ni untuk buat sijil yang bersaiz A4. Ada ker sijil yang bukan saiz A4.

Kemudian pergi ke pilihan sebelahnya, ‘select recipients’, pilih ‘use existing list’. SILA PILIH ‘FILE EXCEL’ YANG KITA BUAT TADI. Jangan lupa pula kat mana kita ‘save’ tadi.

Langkah 5
Kita buat ‘placing’ butiran terlibat – eh macam main bola pulak.... ni pun mencabar sikit.
Pada bahagian ‘mailings’ tu tadi pilih ‘insert merge field’, kat sini kita pilih sahaja perkara (tajuknya) yang kita dah taip dalam fail excel tadi. Semua perkara tajuk itu sudah siap tersenarai, pilih sahaja.

Lepas tu baru buat ‘placing’, tapi sebelum tu pada sila tekan ‘preview results’. Senang sikit bila kita buat ‘placing’ nanti. Dengan menggunakan butang ‘enter’, ‘arrows’, ‘tab’ dan ‘space bar’, dengan cara mengubah saiz dan jenis ‘font’, ‘paragraph’, buat ‘placing’ dan setkan semua perkara pada kedudukan yang seperti mana sijil.

Langkah 6
Cetak. Untuk pastikan ‘placing’ kita tepat. Kalau tak tepat buat sedikit ‘alteration’ yang perlu.

Langkah 7
Bila dan puas hati, ‘preview results’, ‘scroll record’ kiri dan kanan. Kita lihat semua senarai. Pada ketika ini, semua maklumat yang kita masukkan dalam fail ‘excel’ akan bertukar – tukar secara sendirinya. JANGAN LUPA ‘SAVE’ FAIL WORDS TU.

*Kadang – kadang bila kita ‘scroll’ maklumat akan lari dari kedudukan yang kita dah tetapkan. Ni kena buat lagi ‘alteration’. Ubah maklumat misalnya guna singkatan, saiz perkataan dan sebagainya.

Langkah 8
‘Part’ ni paling saya suka. ‘Print’ – cetak sijil, tanpa buat apa – apa dan tunggu saja pencetak cetak sijil kita.

Pastikan ada pencetak yang bersambung dengan komputer kita... dan ada dakwat. Letak sijil. Pergi pada pilihan ‘mailings’ dan pilih ‘finish & merge’, pilih ‘print documents’. Ia akan bagi kita pilihan sama ada hendak cetak ‘All’, ‘current record’ atau ‘from _ to _’. Ia akan pergi ke ‘printer setting’. Pastikan saiz pada pencetak disetkan saiz A4. Tekan ok dan cetakan bermula.

Langkah 9
Tahniah. Kalau tidak berjaya cuba lagi. Bawa sijil yang telah dicetak untuk ditandatangani atau apa – apa perkara yang sewaktu dengannya.

*Pada fail ‘excel’ boleh dibuat perubahan maklumat jika perlu. Apabila telah selesai buat perubahan, ‘preview results’ pada ‘words’. Nanti bila buka fail ‘words’ ada ‘pop-up’ yang keluar... jangan gentar klik ‘YES’ sahaja. Sistem akan ‘link’ balik dengan ‘data source’ kita.
Kalau boleh letakkan fail excel dan fail words dalam satu folder. Ni kita boleh guna untuk tahun hadapan kalau tiada perubahan pada sijil.

Langkah 10
Kalau ada masalah boleh email saya di naimoiman@gmail.com.

SELAMAT MENCUBA DAN JANGAN PUTUS ASA....